Transactions

Les transactions suivent les flux d'argent entrants et sortants qui ne sont pas directement liés au suivi du temps. Utilisez-les pour les paiements de factures, les frais ponctuels, les abonnements logiciels et les dépenses professionnelles.

Les factures TeeckIn payées comptent déjà : dans le registre des Rapports TVA comprise, et dans la Rentabilité hors TVA. N’enregistrez pas aussi leurs paiements comme transactions de revenu, sinon cet argent est compté deux fois.

Les transactions n’ont pas de ventilation de TVA : la Rentabilité et les marges par facture les comptent exactement telles que saisies, alors que les factures comptent hors TVA.

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   Sélectionnez Transactions dans la barre latérale (sous Facturation)
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   Cliquez sur Ajouter une transaction
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   Sélectionnez le type : Revenu ou Dépense
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   Saisissez le montant
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   Définissez la date
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   Ajoutez une description (p. ex. « paiement de la facture de mars d'Acme »)
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   Si vous le souhaitez, reliez-la à un client ou à une catégorie
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   Cliquez sur Enregistrer

Joignez des fichiers justificatifs à n'importe quelle transaction — reçus, factures de fournisseurs ou relevés bancaires — pour que la preuve reste avec l'écriture :

• Ouvrez une transaction (ou la boîte de dialogue Ajouter une transaction) et utilisez la section Pièces jointes pour ajouter des fichiers.
• Les formats acceptés sont les images (PNG, JPG, GIF, WebP) et le PDF, jusqu'à 10 Mo chacun.
• Les pièces jointes sont incluses dans l'export de l'archive financière, votre comptable reçoit donc les reçus avec les chiffres.

Certains coûts appartiennent à une seule mission : un sous-traitant, un achat refacturé au client, un déplacement pour ce travail. Liez la dépense à sa facture pour voir la marge réelle de cette facture.

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   Ouvrez la facture et descendez jusqu’à sa section Coûts.
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   Cliquez sur Lier une dépense pour choisir une dépense existante qui n’est pas encore liée. La liste part du sujet de la facture et des dates à moins de 45 jours de la facture ; élargissez les filtres pour en voir davantage.
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   Ou cliquez sur Nouveau coût pour enregistrer une nouvelle dépense déjà liée à la facture.
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   Pour annuler un lien, cliquez sur le × à côté du coût. La dépense reste dans vos transactions.

Vous pouvez aussi définir ou modifier le champ Facture liée en ajoutant ou en modifiant une dépense. Une dépense liée affiche un badge Facture dans la liste des transactions ; cliquez dessus pour ouvrir la facture.

Fonctionnement des liens :

• Seules les dépenses peuvent être liées, chacune à une facture au plus. Une facture peut regrouper autant de coûts que nécessaire.
• Vous pouvez lier des coûts aux brouillons et aux factures envoyées, payées ou annulées. Un lien ne modifie jamais le document de la facture, son numéro ni ses totaux.
• Un avoir ne peut pas recevoir de coûts : liez le coût à la facture d’origine.
• Supprimer une facture brouillon délie ses coûts ; les dépenses elles-mêmes sont conservées.
• Les liens fonctionnent hors ligne et se synchronisent à la reconnexion, et ils sont conservés dans les exports et imports de l’espace de travail.

Voir Rentabilité pour le calcul des revenus, des coûts et du bénéfice.

Pour les revenus ou dépenses réguliers, configurez des modèles de transactions récurrentes :

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   Ouvrez Réglages → Suivi → Récurrentes
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   Cliquez sur Ajouter une transaction récurrente
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   Sélectionnez le type : Revenu ou Dépense
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   Saisissez le montant et la description
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   Définissez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle)
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   Définissez la date de début et, si besoin, une date de fin
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   Cliquez sur Enregistrer

TeeckIn crée les transactions automatiquement selon le calendrier. Usages courants :

• Paiements mensuels de forfait
• Dépenses d'abonnement (hébergement, outils)
• Paiements réguliers à des sous-traitants

Chaque transaction est datée de son propre jour prévu. Si certaines n'ont pas pu être créées à temps (par exemple pendant une maintenance), elles sont rattrapées ensuite, chacune à sa date.

Reliez les transactions à des catégories pour de meilleurs rapports financiers :

• Revenu — Reliez-le à la catégorie/au client auquel correspond le paiement
• Dépenses — Reliez-les à la catégorie qu'elles servent (p. ex. des outils logiciels utilisés pour le travail d'un client)

Consultez votre récapitulatif financier :

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   Sélectionnez Transactions dans la barre latérale (sous Facturation)
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   Définissez une plage de dates
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   Voyez les revenus, les dépenses et le net de cette période
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   Filtrez par catégorie pour voir le bénéfice par client/projet

Lorsqu’un client paie une facture, la façon de l’enregistrer dépend de l’endroit où la facture a été émise :